| 1. |
- Karltun Erlandsson, Anette, 1956-
(författare)
-
A Top-Down Rationalisation in Mail Delivery – Short-term Outcomes
- 2002
-
Ingår i: Organization, Intensity of Work, Quality of Work, Paris, France 21-22 November 2002. - : Institutionen för ekonomisk och industriell utveckling. ; , s. 8-
-
Tidskriftsartikel (refereegranskat)abstract
- The Swedish Post Office is undergoing large-scale restructuring, including outsourcing of the mail service division to an independent market driven organisation. As a consequence of exposure to competition, the local delivery offices were rationalised by introducing a new working concept called “Best Method”. It was a top-down change process that included downsizing the personnel, more standardisation of working and formalisation of delivery time. The changes have influenced the postmen’s working conditions in several ways and they perceive a greater workload. This paper aims to identify the factors that contribute to the increased workload and work intensification due to the rationalisation inherent in the new working concept. The findings emerge from an evaluative investigation conducted during autumn 2001 at fifteen local delivery offices in different parts of Sweden. It was carried out by an independent research team in industrial ergonomics through participant observation, 60 in-depth interviews and a questionnaire answered by 524 postal personnel, mainly postmen. Several factors contributing to the increased workload and work intensification have been identified, such as a faster work pace and greater physical workload, less flexibility for the individual, insufficient participation, shortcomings and contradictions in the new working concept, deficient strategic planning and systems thinking, and a somewhat indistinct organisational philosophy. Further research activities are now taking place and an intervention study is in the planning stage.
|
|
| 2. |
- Karltun Erlandsson, Anette, 1956-
(författare)
-
En utredning om brevbärarpersonalens arbetsförhållanden och införandet av Bästa Metod
- 2002
-
Rapport (övrigt vetenskapligt/konstnärligt)abstract
- Utredningen har utförts på uppdrag av Servicenätet Posten vid Avdelningen för Industriell Arbetsvetenskap, inom forskningsområdet Kvalitet, Människa, Teknik vid Linköpings universitet. Syftet har varit: - dels att utvärdera den totala arbetssituationen för brevbärare med i huvudsak utdelning i flerfamiljshus, - dels att utvärdera hur införandet av den så kallade ”Bästa Metod” har fungerat, främst vad gäller införandeprocess, acceptans, delaktighet och manual. Utredningsarbetet har utförts under hösten 2001. Efter deltagande observation av brevbärare i flerfamiljshus under arbete, gjordes 60 djupintervjuer med såväl brevbärare, SEKO-ombud som postcenterchefer på femton av Posten utvalda utdelningskontor spridda över hela Sverige. Intervjumaterialet låg till grund för en enkät som distribuerades till samtlig personal på de femton utdelningskontoren. 525 enkäter har besvarats (en svarsfrekvens på 90 procent). Ergonomiska studier och fysiska mätningar har utförts på brevbärare under arbete för att identifiera belastningsergonomiska risker och prioritera mellan olika förbättringsförslag. Resultaten visar att brevbärarnas arbetsförhållanden i dag är krävande, framförallt i fysiskt avseende, något som understryks av en mycket hög besvärsfrekvens från rörelseorganen. Bästa Metod framstår som en principiellt bra arbetsmetod med stor utvecklingspotential. De flesta brevbärare bedömer metoden som arbetsbesparande och produktivitetsförbättrande men uttrycker farhågor för den fysiska arbetsbelastningen och framtida besvärsrisker samt kvalitetsbrister. Om utvecklingspotentialen skall kunna tas till vara för både verksamhetens och brevbärarnas bästa, erfordras en optimering av arbetssättet. Resultaten visar också att det finns stora skillnader i hur väl Bästa Metod fungerar vid de femton utdelningskontor som ingått i studien. Ett antal faktorer som försvårat införandet och tillämpningen av Bästa Metod har identifierats. Brist på delaktighet och lokal anpassning framträder särskilt. Arbetsledningens agerande på såväl lokal som central nivå har visat sig vara en kritisk faktor för hur väl arbetet med Bästa Metod har förlöpt. Vi bedömer att åtgärder som fokuserar på att öka brevbärarnas delaktighet och lokalt anpassa Bästa Metod, skulle resultera i bättre arbetsförhållanden för brevbärarna, en ökad effektivitet, bättre produktivitet och kvalitetsvinster. En infrastruktur som befrämjar god informationsspridning och kommunikation både horisontellt och vertikalt i organisationen är då avgörande. Med ett åtgärdsprogram och en plan för ständigt förbättringsarbete, skulle verksamheten med Bästa Metod och brevbärarnas arbetssituation på sikt kunna förbättras med åtgärder på såväl lokal som central nivå i organisationen. Utredningen har visat på ett antal önskvärda åtgärder och flera av dessa kan genomföras av Posten själva. De åtgärder som föreslås nedan genomförs av Posten i samarbete med Avdelningen för Industriell Arbetsvetenskap och de kan delas upp i två huvudkategorier: I. I rapporten preciserade förbättringsförslag som kan genomföras relativt omgående av Posten med stöd från Avdelningen för Industriell Arbetsvetenskap: KAMFACKEN • Förbättrad märkning av kamfacken och införande av kompletterande karta (prototyp finns redan klar), för att underlätta kamning på ny slinga samt förbättrad belysning vid kamfacken. • Justeringar och optimeringar av kamfacken där så är möjligt. • Förbättring av avlastningsytor vid kamfacken. SKOR • Införskaffande av lämpliga individuellt anpassade skor för både inomhus- och utomhusarbete. UTBILDNING • Utbildning i arbetsteknik av utvalda representanter från respektive utdelningskontor. ARBETSRUTINER • Fördelning av arbetsmoment, utveckling av arbetsrutiner som exempelvis slingors sammansättning och anpassad användning av cyklar och motordrivna fordon. UTRUSTNING • Utveckling av hjälpmedel och utrustning, som exempelvis centralpostfack. De ovanstående förändringarna testas på pilotkontor före breddinförande. II. Åtgärder som kräver ytterligare planering och utvärdering för att kunna genomföras och som innebär medverkan av Avdelningen för Industriell Arbetsvetenskap Lokala åtgärder genom utveckling av den lokala arbetsorganisationen mot välfungerande teambildningar på utdelningskontoren. Under sommaren 2001 började man på utdelningskontoren införandet av en teambaserad arbetsorganisation genom att tillsätta teamledare som ansvarar för den löpande verksamheten. En ytterligare utveckling av denna organisations-form föreslås. Man skulle därmed öka delaktigheten bland personalen, vilket på sikt skulle leda till bättre och effektivare arbetsformer med större påverkansmöjligheter över det dagliga arbetet, större ansvarskänsla, större arbetstillfredsställelse och högre yrkesstolthet. Denna arbetsform skulle kunna vidga synen på vad som är ”det egna distriktet” och skulle vidare minska känsligheten för störningar. I samband med detta skulle en plan för ”Ständiga Förbättringar” introduceras, för att bygga in ett kontinuerligt kvalitetstänkande och ökad delaktighet i det dagliga arbetet. Sammantaget skulle man kunna uppnå bättre lokal anpassning, högre produktivitet och bättre kvalitet. CENTRALA ÅTGÄRDER Utredningen har visat att det funnits kommunikationsglapp mellan de olika nivåerna i organisationen och att brevbärarpersonalen upplever bristande delaktighet, toppstyrning och otillräcklig flexibilitet i fråga om lokala anpassningar. Detta synes ha påverkat arbetet med Bästa Metod negativt. En analys behöver göras över hur kommunikationsglapp och delaktighets-brister uppstår, med syfte att utveckla åtgärdsförslag för att förbättra infrastrukturen och kommunikationen mellan de olika organisationsnivåerna. Därigenom skapas förutsättningar att från centralt håll öka delaktigheten och på så sätt skapa en bättre verksamhet. Resultaten matchas sedan mot erfaren-heterna på lokal nivå för vidare åtgärder. Framgången med Bästa Metod varierar på de femton utdelningskontor som ingått i studien. Rapporten visar att olika lokala förhållanden och förut-sättningar påverkat utfallet med Bästa Metod. Detta är något som kan utredas närmare. Behovet av lokala anpassningar måste vägas mot behovet av en standardisering av arbetet enligt Bästa Metod. Hur denna avvägning kan göras är förknippad med användningen av manualen för Bästa Metod och dess fortsatta nytta. Vi menar att en manual bör tydliggöra vad som är kärnan i det nya systemet och därmed ska gälla överallt, men manualen bör också tydliggöra vad som kan anpassas lokalt, och ge ett stöd för hur detta kan ske. Manualen behöver vidareutvecklas och omarbetas för detta syfte. Utredningen visar att det i vissa avseenden finns en bristande överens-stämmelse mellan den bärande tanken bakom Bästa Metod och den ökade flexibilitet som krävs av brevbärarna i praktiken. Det gäller bland annat hur snabbt nyanställda eller ovana brevbärare kommer upp i arbetstakt när man kammar upp post på en ny slinga, hur introduktion av nyanställda sker, vilka kvalifikationer brevbärare bör ha och vilka effekter detta har på yrkes-stoltheten. Den höga medelåldern på brevbärarna i dag kommer att medföra många nyanställningar inom en 10-15-årsperiod. Dessa frågor är då viktiga att utreda inte minst ur produktivitets- och kvalitetshänseende. Mot bakgrund av ovanstående föreslås följande åtgärder som hänför sig till punkt II ovan: • Att identifiera kommunikationsglapp och delaktighetsbrister för att skapa förbättringsförslag och ledningsstrategier i syfte att förbättra verksamheten. • Utbildning i Människa-Teknik-Organisation (MTO) och Life Cycle Cost analyser (LCC), för ökad systemsyn och möjligheter att analysera och utvärdera teknikval och alternativa åtgärder, utifrån konsekvenser för systemprestanda, ekonomi och människorna i systemet. Det finns ett flertal möjliga åtgärder som kan få positiv effekt på inte bara belastnings-situationen för brevbärarna utan också på produktivitet och kvalitet. • Att starta en tidsbegränsad kampanj som bygger på delaktighet genom brevbärarnas förslag till och utveckling av hjälpmedel och produkter med syfte att underlätta arbetet. • Utveckling av arbetsorganisationen med inriktning mot flexibla team med ansvar för sitt specifika område med syfte att: • öka delaktigheten hos personalen, • förbättra informationsspridning och kommunikation, • skapa utrymme för lokala anpassningar, • öka arbetstillfredsställelsen, • skapa förutsättningar för ökad yrkesstolthet, • minska den fysiska belastningsproblematiken samt stressrelaterade faktorer, • förbättra den arbetsrelaterade hälsan, • förbättra kompetensen genom att utveckla en kompetensutvecklingstrappa, • optimera förutsättningarna för nyanställda, vikarier och brevbärare som arbetar på nya slingor, • utbilda instruktörer i varje team både ergonomiskt och för handledning av nybörjare, • minska känslighet för störningar i systemet, • öka produktiviteten och kvaliteten i verksamheten.
|
|
| 3. |
- Karltun Erlandsson, Anette, 1956-
(författare)
-
Lidingörapporten I : en utvärdering i närtid av brevbärarnas arbetssituation
- 2004
-
Rapport (övrigt vetenskapligt/konstnärligt)abstract
- Denna utvärdering har utförts av en forskargrupp vid Avdelningen för Industriell arbetsvetenskap vid Linköpings universitet. Det övergripande syftet var att medverka till att förbättra brevbärarnas arbetssituation (BAS). Utvärderingen genomfördes på uppdrag av Servicenätet Leverans, Posten Sverige AB. Syftet var närmare bestämt att ge en samlad bild av de olika BAS-åtgärderna i tre avseenden, nämligen 1) att utvärdera effekten av förbättringsåtgärder för främjande av brevbärarnas arbetssituation, 2) att utvärdera hur själva införandeprocessen fungerat samt 3) att dra lärdomar inför implementering av förbättringsåtgärderna vid övriga postutdelningskontor i landet. Arbetet med att ta fram konkreta lösningar påbörjades i fyra delprojekt inom BAS II våren 2003 och avrapporterades under tidig höst 2003. Samtidigt startade förberedelser för att utvärdera helhetseffekten från samtliga åtgärdsförslag enligt BAS II på ett ”pilotkontor”, där valet föll på ett utdelningskontor på Lidingö. En projektgrupp med representanter för personalen på pilotkontoret, medlemmar från BAS-projekten samt forskargruppen planerade tillsammans hur de olika förbättringsåtgärderna skulle införas och utvärderas. De övergripande förbättringsåtgärderna gällde huvudsakligen - införande av manual för organisering av inomhusarbetet, - införande av ny märkning av kamfacken, - införande av ny arbetsbelysning vid kamfacken samt - utbildning i arbetsteknik. Dessutom testades och utvärderades en motordriven konstruktion för höj- och sänkbarhet av kamfacken. Implementeringen och datainsamlingen genomfördes på Lidingökontoret under perioden oktober 2003 till och med maj 2004. Inledningsvis genomförde forskargruppen deltagande observation av arbetssättet på utdelningskontoret. Därefter deltog 35 brevbärare genom att dels besvara fem delenkäter och dels medverka i fyra gruppintervjuer. Intervjuer genomfördes även med de två teamledarna, dirigenten samt postcenterchefen. Utvärderingen av förändringsarbetet handlar om hur resultaten upplevts, hur själva förändringsarbetet eller införandeprocessen fungerat och vilka lärdomar som kan dras av detta. Resultaten visar att förbättringsåtgärderna i sin helhet upplevdes mycket positivt av såväl brevbärare som kontorsledningen. Förbättringen av belysning och märkning var de åtgärder som lättast lät sig utvärderas på kort sikt eftersom de upplevdes ge en omedelbar och påtaglig förbättring. Arbetet med Manualen fordrade däremot organisatoriska förändringar av arbetsprocesserna på utdelningskontoret. Denna typ av förändringar kräver mer tid för att nå rättvisande resultat än vad projektplanen medgav. Detsamma gäller utbildningen i arbetsteknik som kräver en förändring i arbetssätt, vilket tar längre tid att lära sig. Brevbärarnas åsikter varierade beträffande själva införandeprocessen men generellt upplevdes vissa brister. Dessa minskade deras positiva upplevelser av förbättrings-åtgärderna. I ett pilotprojekts natur ligger att man vill dra lärdomar inför framtiden, i det här fallet lärdomar som andra postutdelningskontor kan dra nytta av vid införandet av BAS-åtgärderna men också lärdomar för personer som har ledningsansvar i projekt- och förändringsarbete. Som grund för de råd som ges i det avslutande avsnittet ligger de erfarenheter som medarbetarna på Lidingökontoret har delat med sig av.
|
|
| 4. |
- Karltun Erlandsson, Anette, 1956-
(författare)
-
Perceived Participation : a Key Factor for Successful Implementation of a New Working Concept
- 2002
-
Ingår i: Proceedings of the 34th Annual Congress of the Nordic Ergonomics Society, 1-3 of October 2002, Norrköping, Sweden. - : Institutionen för ekonomisk och industriell utveckling. ; , s. 229-234
-
Konferensbidrag (refereegranskat)abstract
- The Swedish Post Office is undergoing large-scale restructuring including outsourcing of the mail service division to an independent market driven organisation. As a consequence of exposure to competition, the local delivery offices were rationalised by introducing a new working concept called “Best Method”. The implementation process varied substantially in terms of success at the local delivery offices. The aim of this paper is to identify factors crucial to the success of the process. The findings emerge from a study performed during autumn 2001 at fifteen local delivery offices in different parts of Sweden. It was carried out by participant observation, 60 in-depth interviews and a questionnaire answered by 524 postal personnel. A number of factors related to a successful implementation process have been identified as vital, such as participation, local and central managerial support and local adaptation of a managerial tool. In order to arrive at a more participative approach, an infrastructure is suggested that will improve information flow and communication both horizontally and vertically in the organisation. This calls for further research activities, which are planned in a second phase.
|
|
