Förstudierapport : Införande av verksamhetsstödjande IT-system. Problem, effekter och nytta

• Under hösten 2011 har en förstudie genomförts för att kartlägga och analysera dagens processer för utveckling, anskaffande, införande och utvärdering av administrativa IT-system vid Uppsala universitet (UU). Förstudien, Införande av verksamhetsstödjande IT-system. Problem, effekter och nytta, har genomförts av forskare vid avdelningen för människa-datorinteraktion (MDI) vid institutionen för informationsteknologi, UU. Förstudien har gjorts på uppdrag av universitetsdirektör Ann Fust och kontaktperson har varit Britta Nyberg, enheten för planering, uppföljning och stöd för verksamhetsutveckling.Arbetet har dels bestått av en kartläggning och analys av dagens utvecklings- och införandeprocesser och de problem man upplever i samband med dessa, dels några analyser av hur användare uppfattar de IT-system man idag har.Sammanfattningsvis har kartläggningen och analysen visat att det finns en stor förbättringspotential när det gäller processer för verksamhets- och IT-utveckling samt hur användbarhetsaspekter beaktas i utveckling, anskaffande, införande och utvärdering av IT-system. Kartläggningen av processer som används vid UU visar att det inte finns några enhetliga processer som används generellt inom UU, men att det lokalt finns fungerande sådana. Några exempel är förvaltningen som sedan några år arbetar enligt PM3, och avdelningen för IT och inköp som använder sig av ITIL. I de idag pågående IT-projekten varierar arbetssättet mycket. Det finns inga rekommenderade processer eller arbetssätt utan projektledaren lägger upp arbetet baserat på egna erfarenheter.Inom UU arbetar man generellt inte med användarcentrerade processer, och användbarhetsaspekter är inte prioriterade. Inom vissa projekt och i viss förvaltning förekommer en del arbete med fokus på användbarhet. Referensgrupper används som en form av användarmedverkan, men med olika mål och syften. Införandeprocesser upplevs generellt som problematiska inom UU och här finns påtagliga problem. Den upplevda användbarheten i de administrativa IT-systemen varierar, men generellt anser förstudiens intervjupersoner att det finns stor förbättringspotential.Fallstudien av Raindanceportalen visar att olika användargrupper upplever systemet på helt olika sätt. De som har utbildning i Raindance (ekonomiadministratörer) och använder det i sina kärnuppgifter upplever att systemet i ganska stor utsträckning stöder arbetet. Övriga användare som använder systemet mer sällan och som administrativt stödsystem har klart större problem med systemet.I en avslutande diskussion ger vi en sammanställning av de observerade problemen, ger förslag på vad som fordras för att utveckla kunskaper kring problem och möjligheter och för att införa förbättrade processer, samt för att   på sikt   få bättre och effektivare administrativa IT-system inom UU.

Subject headings

NATURVETENSKAP  -- Data- och informationsvetenskap -- Människa-datorinteraktion (hsv//swe)

NATURAL SCIENCES  -- Computer and Information Sciences -- Human Computer Interaction (hsv//eng)

Publication and Content Type

vet (subject category)

rap (subject category)